É sabido que atualmente tem havido uma preocupação muito grande no gerenciamento do uso dos OPMEs.
É necessário um olhar diferenciado na unidade em que acontece o uso dos OPMEs, o centro cirúrgico, sendo assim a figura de um auditor no prestador de saúde é primordial para adequar os processos de indicação do material, a utilização, regulação conforme anvisa e rol de procedimentos e os registros no prontuário.
Os profissionais da assistência dentro do centro cirúrgico: enfermeiros, médicos e circulantes precisam entender o papel da auditoria como um facilitador no processo e não como um fiscalizador.
“ Entendimento e aceitação de todos os envolvidos que a auditoria concorrente veio para acrescentar e não para fazer cobranças apenas. O objetivo é que todos cresçam com o trabalho em conjunto. Conscientização da parceria entre auditor e equipes. Descobrir todas as falhas do processo para trabalhar cada caso na sua base” 1
O processo de gerenciamento dos OPMEs já deve começar no pré-agendamento cirúrgico, onde o médico solicita o procedimento que será feito, bem como os materiais que serão utilizados. Aqui os profissionais devem ser muito bem capacitados para conseguir ter uma análise criteriosa do tipo do material e quantidade. Nem sempre no pedido médico vem todos os materiais necessários descritos, além disso por haver uma gama de nomenclaturas diferentes para o mesmo tipo de material pode haver solicitações erradas junto aos fornecedores.
Como melhorar o processo de pré-agendamento?
Veja algumas dicas :
Padronize todos os OPMEs mais utilizados na instituição
Crie regras no sistema para cada tipo de procedimento vinculado aos materiais inerentes
Faça de/para dos mesmos materiais, porém com nomenclaturas diferentes ( quanto menos base de dados tiver melhor , e para isso precisa adequar com as equipes cirúrgicas)
Comece fazendo um piloto. Não queira colocar tudo para funcionar ao mesmo tempo.
Tenha um funcionário mais técnico para ajudar nessa parametrização (dê preferência a um enfermeiro auditor que já tenha sido enfermeiro de centro cirúrgico)
No pré-agendamento o processo deve estar muito bem descrito, bem como as atribuições de cada membro da equipe.
Na data da cirurgia, os OPMEs já devem estar autorizados e caso tenham sido negados pela operadora, isso deve ser avisado previamente para o médico cirurgião e o paciente (exceto em urgências)
A presença de um auditor no CC é fundamental para verificar o processo desde o pré- agendamento, negociação com fornecedores ou operadora e as autorizações. É ele o profissional que entende das regras do rol, assim como as particularidades das tabelas negociadas com as operadoras. Por isso é importante que esse profissional tenha atuado tanto como enfermeiro de centro cirúrgico como enfermeiro auditor.
Percebemos que esse perfil de profissional hoje no mercado é escasso, ainda mais se agregarmos outra competência que também é necessária : saber lidar com os médicos. Um bom relacionamento com os médicos é essencial porque numa negativa ou adequação do material, esse enfermeiro auditor terá que comunicar o médico e explicar toda a situação.
Depois do pré-agendamento, e do procedimento em si, temos outra etapa que deve ser auditada também: os registros no prontuário que acontecem no pré-operatório (admissão no Centro Cirúrgico), transoperatório, alta da sala cirúrgica, admissão e alta na RPA.
Num estudo feito em 2013 por Oliveira DR, Jacinto SM, Siqueira CL já relata que
“os registros ficam incompletos e alguns dos motivos observados foram: a falta de tempo, o número de cirurgias eletivas, cirurgias de urgência e emergência e as várias tarefas que os profissionais de enfermagem necessitam desempenhar, o que fazia com que tais trabalhadores priorizassem a assistência e o cuidado ao paciente, deixando os registros para um momento oportuno.” 2
Sabemos de toda essa problemática, e a auditoria precisa sinalizar por meio de relatórios, o que está sendo deixado de anotar, ou anotado errado. Lembrando novamente que a auditoria só deve apontar as não conformidades, pois os registros retroativos são proibidos pelo nosso conselho. Leiam a matéria que já escrevi sobre isso. (https://www.lrmg.com.br/single-post/2017/09/17/Os-Registros-de-Enfermagem-Retroativos-em-Prontuários-Eletrônicos-e-a-Auditoria )
Sabemos que muitos prestadores “arrumam” os registros, mas esta prática deve ser abolida.
No artigo de Souza, Ceretta e Soratto, 2016 cita a importância dos relátorios
“ A avaliação da auditoria concorrente no Centro Cirúrgico é realizada através de indicadores mensais, com reajuste de contas com problemas e de treinamentos individuais com a equipe multidisciplinar.” 1
Uma forma de assegurar os registros dos OPMEs utilizados, já que muitos médicos não registram na folha de registro cirúrgico é criar um formulário e descrever os materiais que foram efetivamentes utilizados, e ter a assinatura e carimbo do médico para ser válido. Assim há a descrição exata do tipo do material usado. Lembrando que só isso não basta , temos as etiquetas e a análise do auditor se realmente justifica o tipo do material e a quantidade usada.
Outro problema que há com a falta de registros é o lançamento dos materiais, medicamentos e equipamentos na conta do paciente (se isso for feito manualmente). Quando temos lançamento por código de barra também é passivel de falhas e ainda assim o auditor precisa sempre checar .
Com a incorporação dos prontuários eletrônicos pode ser criado regras por exemplo que vinculem as palavras as cobranças, por exemplo: anotado pela enfermagem que foi realizado tricotomia, o sistema lê a palavra "tricotomia" e já lança o tricotomizador elétrico e a taxa de tricotomia. Caso na tabela com a operadora não tenha esta taxa acordada ou está incluso na taxa de sala, essa taxa fica oculta e não sai na cobrança da conta. Ou parametriza os procedimentos cirúrgicos com os equipamentos e assim cai na conta direto. Mas quem já utiliza isso?
Como podemos perceber há muito a ser feito e a tecnologia está ai para nos auxiliar, mas é preciso especialistas tanto em auditoria como em informática para fazer isso.
O prestador que tem um auditor in loco no centro cirúrgico com certeza tem um grande diferencial no mercado e se tiver um profissional com larga experiência em CC, com conhecimento de informática e bom relacionamento com os médicos ai estará muito a frente de todos e poderá ter um grande destaque na melhoria dos seu processos.
1 Souza, Ceretta e Soratto. Auditoria concorrente no Centro Cirúrgico: concepções dos enfermeiros . Revista Saúde e Pesquisa, v. 9, n. 2, p. 263-272, maio/ago. 2016
2 Oliveira DR, Jacinto SM, Siqueira CL.Auditoria de enfermagem em Centro Cirúrgico. RAS _ Vol. 15, No 61 – Out-Dez, 2013.
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